ट्रैवल मैनेजमेंट (TMC) के लिए बंडलिंग और स्कोप चेकलिस्ट

ट्रैवल प्रोग्राम अक्सर वास्तव में जितने महंगे होते हैं, उससे सस्ते दिखते हैं क्योंकि TMC प्राइसिंग ट्रांजैक्शन फीस, ऑनलाइन बुकिंग टूल प्राइसिंग, आफ्टर-आवर्स सपोर्ट, इम्प्लीमेंटेशन, रिपोर्टिंग, VIP सेवाओं और सप्लायर इंसेंटिव्स में बंटी होती है। यही कारण है कि बंडलिंग और स्कोप नेगोशिएशन, केवल हेडलाइन फीस कटौती पर निर्भर हुए बिना, ट्रैवल मैनेजमेंट कॉन्ट्रैक्ट को बेहतर बनाने के सबसे व्यावहारिक तरीकों में से एक है।

त्वरित उत्तर

ट्रैवल मैनेजमेंट (TMC) प्रोक्योरमेंट में, बंडलिंग तब काम करती है जब आप उन सेवाओं को एक साथ जोड़ते हैं जिन्हें TMC कुशलतापूर्वक साथ में डिलीवर कर सकता है, और फिर वहाँ स्कोप सीमित करते हैं जहाँ आपके व्यवसाय को प्रीमियम कवरेज की आवश्यकता नहीं है। लक्ष्य “ज़्यादा” खरीदना नहीं है, बल्कि बुकिंग, सपोर्ट, रिपोर्टिंग और ट्रैवलर सेवाओं के सही मिश्रण को एक अधिक स्पष्ट कमर्शियल मॉडल में पैकेज करना है, जिसमें मापने योग्य सेवा-स्तर KPI हों। यदि आप स्कोप और बंडल डिज़ाइन पर अच्छी तरह नेगोशिएट करते हैं, तो TMC शुल्क नेगोशिएशन आसान हो जाता है क्योंकि तब आप अस्पष्ट सेवा वादों के बजाय समान-से-समान ऑफ़र की तुलना कर रहे होते हैं।

TMC डील्स में बंडलिंग और स्कोप क्यों महत्वपूर्ण हैं

ऊपरी तौर पर TMC प्रस्ताव सीधा-सादा लग सकता है: कुछ ट्रांजैक्शन फीस, एक इम्प्लीमेंटेशन चार्ज, और शायद एक ऑनलाइन बुकिंग टूल सब्सक्रिप्शन। व्यवहार में, लागत और मूल्य विवरणों में छिपे होते हैं:

• कौन से देश, ट्रैवलर समूह और चैनल स्कोप में हैं
• किसे “ऑफ़लाइन” बुकिंग माना जाता है n- क्या VIP, समूह, मरीन, या जटिल अंतरराष्ट्रीय यात्रा शामिल है
• आफ्टर-आवर्स सपोर्ट की कीमत कैसे तय होती है
• कौन-सी रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ मानक हैं और कौन-सी कस्टम
• क्या सेवा-स्तर KPI सभी यात्रियों पर लागू होते हैं या केवल चुने हुए बाज़ारों पर
• सप्लायर रिबेट्स पारदर्शिता कैसे संभाली जाती है
• यदि अपनाने के लक्ष्य पूरे नहीं होते तो क्या होता है

इसीलिए ट्रैवल मैनेजमेंट (TMC) नेगोशिएशन में स्कोप नेगोशिएशन इतना महत्वपूर्ण है। यदि स्कोप अस्पष्ट है, तो सप्लायर बाद में एक्सक्लूज़न, एक्सेप्शन और चेंज रिक्वेस्ट्स के माध्यम से अपना मार्जिन सुरक्षित रख सकता है।

एक यथार्थवादी TMC नेगोशिएशन परिदृश्य

2,800 यात्रियों वाली एक वैश्विक कंपनी US, UK, Germany और Singapore में एक नए TMC की सोर्सिंग कर रही है। वार्षिक एयर और होटल खर्च लगभग $9.5 million है। मौजूदा प्रस्ताव में शामिल हैं:

• $24 ऑनलाइन एयर ट्रांजैक्शन फीस
• $42 ऑफ़लाइन एयर ट्रांजैक्शन फीस
• $8 केवल-होटल ट्रांजैक्शन फीस
• $65 आफ्टर-आवर्स असिस्टेड बुकिंग फीस
• $45,000 वार्षिक ऑनलाइन बुकिंग टूल प्राइसिंग
• $18,000 इम्प्लीमेंटेशन फीस
• त्रैमासिक बिज़नेस रिव्यू शामिल
• कस्टम रिपोर्टिंग $150 प्रति रिपोर्ट
• VIP डेस्क अलग $60,000 वार्षिक शुल्क के रूप में ऑफ़र किया गया

सप्लायर यह भी प्रस्तावित करता है कि यदि खरीदार ऑनलाइन बुकिंग टूल, meetings-lite सपोर्ट और ट्रैवलर प्रोफ़ाइल एडमिनिस्ट्रेशन को एक पैकेज में बंडल करे, तो ट्रांजैक्शन फीस कम हो सकती है।

पहली नज़र में, यह बंडल आकर्षक लगता है। लेकिन प्रोक्योरमेंट पाता है कि:

• केवल 120 यात्रियों को VIP हैंडलिंग की आवश्यकता है
• 8% से कम बुकिंग्स में वास्तव में आफ्टर-आवर्स हस्तक्षेप की ज़रूरत होती है
• व्यवसाय को ad hoc रिपोर्ट्स नहीं, बल्कि मासिक रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ चाहिए
• ट्रैवलर ट्रैकिंग पहले से ही किसी अन्य प्रदाता द्वारा कवर की जा रही है
• ऑफ़लाइन वॉल्यूम बढ़ा-चढ़ाकर दिखाया गया है क्योंकि TMC कई agent-touch बदलावों को ऑफ़लाइन बुकिंग के रूप में वर्गीकृत करता है

एक बेहतर बंडल नेगोशिएशन सप्लायर के डिफ़ॉल्ट पैकेज को स्वीकार नहीं करेगा। इसके बजाय, खरीदार यह कर सकता है:

• कोर बुकिंग, प्रोफ़ाइल मैनेजमेंट और मानक मासिक रिपोर्टिंग को बंडल करना
• ट्रैवलर ट्रैकिंग को स्कोप से बाहर करना n- VIP सपोर्ट को नामित यात्रियों तक सीमित करना
• यह पुनर्परिभाषित करना कि ऑफ़लाइन फीस के लिए क्या योग्य है
• कम ट्रांजैक्शन फीस को यथार्थवादी ऑनलाइन अपनाने के लक्ष्यों से जोड़ना

इससे एक सामान्य ऑफ़र, वास्तविक उपयोग के अनुरूप एक अधिक साफ़-सुथरे ट्रैवल मैनेजमेंट कॉन्ट्रैक्ट में बदल जाता है।

TMC नेगोशिएशंस के लिए बंडलिंग और स्कोप चेकलिस्ट

अंतिम प्राइसिंग चर्चा से पहले इस चेकलिस्ट का उपयोग करें।

1. पहले डिमांड परिमीटर परिभाषित करें

कीमत पर चर्चा करने से पहले, ठीक-ठीक पुष्टि करें कि TMC क्या सपोर्ट करेगा।

• स्कोप में आने वाले देशों, बिज़नेस यूनिट्स और ट्रैवलर समूहों की सूची बनाएं
• transient travel को group, meetings, marine, या executive travel से अलग करें
• पहचानें कि guest travel, candidate travel, और contractor travel शामिल हैं या नहीं
• बुकिंग चैनल्स की पुष्टि करें: online, agent-assisted, after-hours, mobile, API, email, phone
• तय करें कि leisure add-ons स्कोप से बाहर हैं या नहीं
• प्रकार के अनुसार वर्तमान और अपेक्षित वार्षिक ट्रांजैक्शन वॉल्यूम दस्तावेज़ करें

टिप: TMC शुल्क नेगोशिएशन में, जब स्कोप अस्पष्ट होता है तो सप्लायर्स अक्सर सतर्क प्राइसिंग करते हैं। एक अधिक सख्त स्कोप स्टेटमेंट, छूट की व्यापक मांग की तुलना में बेहतर प्राइसिंग दिला सकता है।

2. सप्लायर के “स्टैंडर्ड पैकेज” को अनबंडल करें

TMC से कहें कि वह अपने बंडल के प्रत्येक घटक को अलग-अलग दिखाए।

• बुकिंग प्रकार के अनुसार ट्रांजैक्शन फीस
• ऑनलाइन बुकिंग टूल प्राइसिंग और लाइसेंस लॉजिक
• इम्प्लीमेंटेशन और कॉन्फ़िगरेशन शुल्क
• प्रोफ़ाइल मैनेजमेंट फीस
• आफ्टर-आवर्स सपोर्ट फीस
• रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ और कस्टम डैशबोर्ड शुल्क
• अकाउंट मैनेजमेंट और रिव्यू कैडेंस
• duty of care integrations
• meetings या group travel सपोर्ट
• VIP या executive desk सेवाएँ

यही स्कोप नेगोशिएशन का मूल है: यदि आप हिस्सों को देख नहीं सकते, तो आप तय नहीं कर सकते कि क्या बंडल होना चाहिए।

3. अपने ऑपरेटिंग मॉडल के अनुसार बंडल को फिर से बनाएं

सप्लायर-डिज़ाइन किए गए बंडल को स्वीकार करने के बजाय खरीदार-डिज़ाइन किया गया बंडल बनाएं।

एक व्यावहारिक TMC बंडल में अक्सर शामिल होते हैं:

• कोर ऑनलाइन और एजेंट बुकिंग सपोर्ट
• मानक ट्रैवलर प्रोफ़ाइल एडमिनिस्ट्रेशन
• मासिक ऑपरेशनल रिपोर्टिंग
• त्रैमासिक बिज़नेस रिव्यू
• बेसिक पॉलिसी कॉन्फ़िगरेशन
• मानक सर्विस डेस्क कवरेज

वे आइटम जिन्हें अलग से प्राइस करना चाहिए या स्कोप द्वारा सीमित करना चाहिए:

• VIP डेस्क
• group air और meetings सपोर्ट
• OBT कस्टम डेवलपमेंट
• phase one से आगे के country rollouts
• deep analytics projects
• ट्रैवलर कम्युनिकेशंस कैंपेन
• सहमत सीमा से ऊपर आफ्टर-आवर्स एक्सेप्शंस

4. उन परिभाषाओं को सख्त करें जो फीस को प्रभावित करती हैं

शब्दों में छोटे बदलाव लागत पर बड़ा प्रभाव डाल सकते हैं।

इन परिभाषाओं की समीक्षा करें:

• ऑनलाइन बुकिंग: क्या self-booking के बाद agent intervention फीस को ऑफ़लाइन में बदल देता है?
• ऑफ़लाइन बुकिंग: किसे complex या agent-assisted माना जाता है?
• आफ्टर-आवर्स: कौन-से time zones और holidays लागू होते हैं?
• exchange और refund handling: शामिल हैं या अलग से बिल किए जाते हैं?
• no-show, void, और unused ticket processing: शामिल हैं या अतिरिक्त?
• service requests: क्या profile changes और queue monitoring बंडल में शामिल हैं?

ट्रैवल मैनेजमेंट (TMC) प्रोक्योरमेंट में, कई शुल्क विवाद दरों से नहीं, बल्कि परिभाषाओं से उत्पन्न होते हैं।

5. सेवा-स्तर KPI को बंडल किए गए स्कोप से मिलाएँ

ऐसे सामान्य SLA स्वीकार न करें जो आपकी खरीदी गई सेवाओं को नज़रअंदाज़ करते हों।

TMC बंडल के लिए उपयोगी सेवा-स्तर KPI में शामिल हो सकते हैं:

• agent-assisted bookings के लिए कॉल उत्तर समय
• ऑफ़लाइन अनुरोधों के लिए ईमेल प्रतिक्रिया समय
• टिकटिंग सटीकता
• ऑनलाइन बुकिंग अपनाने की दर
• ट्रैवलर प्रोफ़ाइल सटीकता
• unused ticket application rate
• refund processing turnaround
• शिकायत समाधान समय
• रिपोर्टिंग डिलीवरी की समयबद्धता

यदि मासिक रिपोर्टिंग स्कोप में है, तो समय पर रिपोर्टिंग को KPI बनाएं। यदि VIP सेवा को स्कोप से बाहर रखा गया है, तो उसके लिए enterprise-wide premium SLA pricing का भुगतान न करें।

6. प्राइसिंग मॉडल को उस व्यवहार के अनुरूप बनाएं जो आप चाहते हैं

प्राइसिंग मॉडल को आपकी पॉलिसी और चैनल लक्ष्यों का समर्थन करना चाहिए।

ट्रैवल मैनेजमेंट कॉन्ट्रैक्ट में सामान्य दृष्टिकोण:

• चैनल के अनुसार प्रति-ट्रांजैक्शन प्राइसिंग
• air, hotel, और rail पर blended fee
• निश्चित मासिक मैनेजमेंट फीस और कम ट्रांजैक्शन फीस
• उच्च ऑनलाइन अपनाने वाले वातावरण के लिए subscription model
• volume-tiered pricing

पूछने योग्य प्रश्न:

• यदि ऑनलाइन अपनाना बढ़ता है, तो क्या उचित कमी मिलती है?
• क्या वैध जटिल यात्रा के लिए ऑफ़लाइन फीस अत्यधिक दंडात्मक है?
• क्या मॉडल TMC को सरल बुकिंग्स को ऑनलाइन ले जाने के लिए प्रोत्साहित करता है?
• क्या अकाउंट मैनेजमेंट और रिपोर्टिंग बढ़ी हुई ट्रांजैक्शन फीस के भीतर छिपे हुए हैं?

7. रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को स्पष्ट बनाएं

रिपोर्टिंग को अक्सर शुरुआत में कम-स्कोप किया जाता है और बाद में अधिक बिल किया जाता है।

स्पष्ट करें:

• बेस फीस में शामिल मानक रिपोर्ट्स
• डिलीवरी आवृत्ति: साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक
• आवश्यक डेटा फ़ील्ड्स
• डैशबोर्ड एक्सेस अधिकार
• कस्टम रिपोर्ट रेट कार्ड
• डेटा एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट और आवृत्ति
• ऐतिहासिक डेटा माइग्रेशन आवश्यकताएँ
• एग्ज़िट पर डेटा रिटेंशन और हैंडओवर

एक साफ़-सुथरी बंडल नेगोशिएशन में रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ शुरुआत से शामिल होती हैं, न कि हस्ताक्षर के बाद आश्चर्य के रूप में।

8. सप्लायर रिबेट्स पारदर्शिता को सीधे संबोधित करें

कई TMC नेगोशिएशंस में यह एक संवेदनशील क्षेत्र है। जहाँ इंसेंटिव्स बाज़ार-मानक हों, वहाँ भी प्रोक्योरमेंट को स्पष्टता माँगनी चाहिए।

ऐसे प्रश्न शामिल करें:

• कौन-से supplier rebates, commissions, overrides, या incentives लागू हो सकते हैं?
• कौन-से TMC अपने पास रखता है और कौन-से क्लाइंट के साथ साझा किए जाते हैं?
• क्या hotel program incentives aggregate level पर disclosed किए जाते हैं?
• benchmarking या fee reviews में incentives का कैसे व्यवहार किया जाता है?
• क्या कोई incentive structure content display या booking behavior को प्रभावित कर सकता है?

अर्थशास्त्र को बेहतर बनाने के लिए आपको हर सप्लायर इंसेंटिव समाप्त करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन आपको ऐसे कॉन्ट्रैक्ट से बचना चाहिए जिसमें आर्थिक संरचना अपारदर्शी हो और ऑडिट करना कठिन हो।

9. गो-लाइव के बाद स्कोप क्रीप से सुरक्षा करें

परिवर्तनों के लिए कॉन्ट्रैक्ट नियंत्रण जोड़ें।

• नई सेवाओं के लिए लिखित change order अनिवार्य करें
• स्कोप से बाहर के काम के लिए rate cards पहले से सहमत करें
• जहाँ संभव हो, बंडल फीस पर वार्षिक वृद्धि सीमित करें
• इम्प्लीमेंटेशन assumptions को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें
• देशों या ट्रैवलर समूहों को जोड़ने के लिए governance तय करें
• बार-बार KPI चूकने पर service credit logic शामिल करें

10. हस्ताक्षर से पहले एग्ज़िट और ट्रांज़िशन शर्तों पर नेगोशिएट करें

TMC ट्रांज़िशन संचालन की दृष्टि से संवेदनशील होते हैं। एग्ज़िट शर्तें बाद में सोचने वाली बात नहीं होनी चाहिए।

इनको कवर करें:

• notice period
• transition assistance duration
• data extraction और profile handover
• open PNR और unused ticket support
• जहाँ लागू हो, OBT configuration transfer
• disengagement services के लिए फीस
• ट्रांज़िशन के दौरान जारी SLA दायित्व

क्रियाशील खरीदार टेम्पलेट: TMC बंडल डिज़ाइन शीट

अपनी नेगोशिएशन तैयारी में इस सरल टेम्पलेट का उपयोग करें।

बेस बंडल में रखें

• कोर ऑनलाइन बुकिंग सपोर्ट
• मानक agent-assisted bookings
• मासिक रिपोर्टिंग पैक
• त्रैमासिक बिज़नेस रिव्यू
• ट्रैवलर प्रोफ़ाइल एडमिनिस्ट्रेशन
• मानक इम्प्लीमेंटेशन

अलग से प्राइस करें

• केवल नामित यात्रियों के लिए VIP डेस्क
• group और meetings travel सपोर्ट
• कस्टम analytics projects
• अतिरिक्त country rollout waves
• सहमत सीमाओं से ऊपर आफ्टर-आवर्स सपोर्ट

स्कोप से हटाएँ

• डुप्लिकेट ट्रैवलर ट्रैकिंग टूल्स जो पहले से कहीं और उपलब्ध हैं
• leisure booking support
• non-executive populations के लिए executive white-glove service

रेडलाइन करने योग्य परिभाषाएँ

• ऑफ़लाइन बुकिंग ट्रिगर्स
• आफ्टर-आवर्स विंडो
• complex itinerary definition
• custom report definition
• service request inclusions

जोड़ने योग्य KPI

• ऑनलाइन अपनाने का लक्ष्य
• रिपोर्टिंग समयबद्धता
• refund turnaround
• टिकटिंग सटीकता
• सेवा प्रतिक्रिया समय

अभ्यास के लिए AI prompts

अपनी ट्रैवल मैनेजमेंट (TMC) नेगोशिएशन तैयारी को परखने के लिए AI का उपयोग करें।

• “Act as a TMC sales lead and challenge my request to bundle reporting, profile management, and account management into the base fee.”
• “Review this TMC pricing table and identify where scope ambiguity could create extra charges after signature.”
• “Draft three fallback positions if the supplier refuses to narrow the offline booking definition.”
• “Create a negotiation script to ask for supplier rebates transparency without sounding accusatory.”

अंतिम TMC डील में अच्छा परिणाम कैसा दिखता है

एक मजबूत परिणाम आमतौर पर ऐसा दिखता है:

• देश, ट्रैवलर प्रकार और बुकिंग चैनल के अनुसार स्पष्ट सेवा स्कोप
• सप्लायर के डिफ़ॉल्ट पैकेज के बजाय खरीदार-डिज़ाइन किया गया बंडल
• पारदर्शी ऑनलाइन बुकिंग टूल प्राइसिंग
• अपनाने और सेवा डिज़ाइन से जुड़ा व्यावहारिक TMC शुल्क नेगोशिएशन
• शामिल सेवाओं से मेल खाते विशिष्ट सेवा-स्तर KPI
• सीमित कस्टम-रिपोर्ट लीकेज के साथ परिभाषित रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ
• आपकी governance आवश्यकताओं के अनुरूप सप्लायर रिबेट्स पारदर्शिता भाषा
• एग्ज़िट सपोर्ट जो switching risk को कम करे

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FAQ

TMC कॉन्ट्रैक्ट में बंडलिंग और स्कोप नेगोशिएशन क्या है?

यह तय करने की प्रक्रिया है कि कौन-सी ट्रैवल सेवाएँ साथ में खरीदी जानी चाहिए, किनकी अलग से कीमत तय होनी चाहिए, और किन्हें बाहर रखा जाना चाहिए। TMC संदर्भ में, इसमें आमतौर पर बुकिंग सपोर्ट, ऑनलाइन बुकिंग टूल प्राइसिंग, रिपोर्टिंग, अकाउंट मैनेजमेंट, आफ्टर-आवर्स कवरेज और विशेष सेवाएँ शामिल होती हैं।

ट्रैवल मैनेजमेंट (TMC) प्रोक्योरमेंट में मुझे क्या बंडल करना चाहिए?

आमतौर पर, उन आवर्ती ऑपरेशनल सेवाओं को बंडल करें जिनका आप लगातार उपयोग करेंगे, जैसे कोर बुकिंग सपोर्ट, प्रोफ़ाइल एडमिनिस्ट्रेशन और मानक रिपोर्टिंग। VIP सपोर्ट, group travel और custom analytics जैसी niche या variable-demand सेवाओं को अलग रखें, जब तक कि आपके पास उन्हें शामिल करने को उचित ठहराने वाला पर्याप्त वॉल्यूम न हो।

केवल कम फीस माँगे बिना मैं TMC शुल्क नेगोशिएशन कैसे बेहतर करूँ?

स्कोप स्पष्ट करें, फीस की परिभाषाओं को सख्त करें, और वास्तविक उपयोग के अनुसार बंडल को फिर से डिज़ाइन करें। आप अक्सर प्रीमियम सेवाओं को सीमित करके, ऑफ़लाइन फीस ट्रिगर्स को संकीर्ण करके, और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को बेस पैकेज में शामिल करके कुल लागत कम कर सकते हैं।

ट्रैवल मैनेजमेंट कॉन्ट्रैक्ट में सेवा-स्तर KPI क्यों महत्वपूर्ण हैं?

वे सुनिश्चित करते हैं कि सप्लायर बंडल में शामिल सेवाओं के लिए जवाबदेह रहे। प्रतिक्रिया समय, रिपोर्टिंग, सटीकता और अपनाने से जुड़े KPI के बिना, प्रदर्शन लागू कराना या service credits को उचित ठहराना कठिन होता है।

क्या मुझे सप्लायर रिबेट्स पारदर्शिता के बारे में पूछना चाहिए?

हाँ। भले ही बाज़ार commissions या incentives को स्वीकार करता हो, खरीदारों को समझना चाहिए कि क्या मौजूद है, उसका व्यवहार कैसे किया जाता है, और क्या वह आर्थिक संरचना या content access को प्रभावित कर सकता है।

अस्वीकरण: यह लेख केवल सामान्य सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए है और यह कानूनी, वित्तीय या पेशेवर सलाह नहीं है।