आपूर्तिकर्ता वार्ताओं के लिए प्रोक्योरमेंट निर्णय इंटेलिजेंस

कैसे प्रोक्योरमेंट निर्णय इंटेलिजेंस टीमों को आपूर्तिकर्ता वार्ताओं से पहले साक्ष्य, विकल्प, हितधारक सीमाएँ और अनुमोदनों को जोड़ने में मदद करता है।

प्रोक्योरमेंट निर्णय इंटेलिजेंस टीमों को तथ्यों, विकल्पों, जोखिमों और अनुमोदनों को जोड़कर बेहतर आपूर्तिकर्ता निर्णय लेने में मदद करता है। वार्ताओं में, इसका अर्थ है कि आपूर्तिकर्ता से बातचीत शुरू होने से पहले किसी स्थिति के पीछे का तर्क स्पष्ट रूप से दिखाई दे।

यह इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि प्रोक्योरमेंट टीमें केवल डेटा की कमी के कारण ही शायद ही कभी मूल्य खोती हैं। वे मूल्य इसलिए खोती हैं क्योंकि डेटा को एक स्पष्ट निर्णय में नहीं बदला जाता: क्या माँगना है, क्या विनिमय करना है, क्या एस्केलेट करना है, और कब पीछे हट जाना है।

यह श्रेणी केवल एनालिटिक्स से व्यापक है। एनालिटिक्स यह दिखा सकता है कि क्या हुआ। प्रोक्योरमेंट निर्णय इंटेलिजेंस को टीम को यह तय करने में मदद करनी चाहिए कि आगे क्या करना है।

निर्णय ही कार्य की इकाई है

शुरुआत निर्णय का नाम तय करने से करें। किसी प्रोक्योरमेंट टीम को यह निर्णय लेना पड़ सकता है:

क्या आपूर्तिकर्ता की मूल्य वृद्धि को स्वीकार करना है, अस्वीकार करना है, या उसका प्रतिप्रस्ताव देना है।
क्या किसी आपूर्तिकर्ता का अनुबंध बढ़ाना है, पुनः निविदा निकालनी है, या दोहरे स्रोत अपनाने हैं।
क्या मूल्य सुरक्षा के बदले भुगतान शर्तों में विनिमय करना है।
क्या अगली आपूर्तिकर्ता कॉल से पहले किसी रियायत को अनुमोदित करना है।
क्या किसी वार्ता को एक्जीक्यूटिव स्पॉन्सर तक एस्केलेट करना है।

हर निर्णय के लिए अलग साक्ष्य चाहिए। मूल्य वृद्धि के जवाब के लिए लागत में बदलाव, मूल्य निर्धारण इतिहास, बेंचमार्क रेंज और प्रदर्शन डेटा चाहिए। नवीनीकरण के निर्णय के लिए उपयोग, स्विचिंग लागत, रोडमैप का मूल्य, आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन और आंतरिक हितधारकों की रुचि चाहिए।

यदि निर्णय अस्पष्ट है, तो AI का आउटपुट भी अस्पष्ट होगा।

एक निर्णय ब्रीफ़ में क्या होना चाहिए

एक व्यावहारिक प्रोक्योरमेंट निर्णय ब्रीफ़ एक या दो स्क्रीन में समा जाना चाहिए। इसमें अनुशंसित स्थिति, उसके पीछे का साक्ष्य, मुख्य मान्यताएँ, आपूर्तिकर्ता की संभावित प्रतिक्रिया, प्रत्येक विकल्प का जोखिम, और अनुमोदन की सीमाएँ शामिल होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए:

अनुशंसा: 3 प्रतिशत पर प्रतिप्रस्ताव दें, 5 प्रतिशत पर पीछे हटने की सीमा रखें, और 12 महीने का मूल्य लॉक माँगें।
साक्ष्य: बेंचमार्क रेंज 2 से 4 प्रतिशत है; दो अवधियों में आपूर्तिकर्ता का प्रदर्शन SLA से नीचे है; वॉल्यूम स्थिर है।
मान्यता: आपूर्तिकर्ता नवीनीकरण की निश्चितता को महत्व देता है और पुनः निविदा से बचना चाहता है।
जोखिम: आपूर्तिकर्ता वृद्धि का बचाव करने के लिए क्षमता दबाव का उपयोग कर सकता है।
अनुमोदन सीमा: भुगतान शर्तों में किसी भी विनिमय को फ़ाइनेंस की मंज़ूरी चाहिए।
अगला प्रश्न: "बाज़ार में बदलाव से ऊपर वाले हिस्से के लिए कौन-से विशिष्ट लागत कारक ज़िम्मेदार हैं?"

यही निर्णय इंटेलिजेंस है। यह कोई डैशबोर्ड नहीं है। यह एक वास्तविक प्रोक्योरमेंट विकल्प का संरचित उत्तर है।

AI कहाँ मदद करता है और मनुष्य कहाँ जवाबदेह रहते हैं

AI तेज़ी से पहला ड्राफ्ट तैयार कर सकता है। यह साक्ष्यों का सारांश बना सकता है, गायब तथ्यों की सूची दे सकता है, विकल्प उत्पन्न कर सकता है, जोखिम की तुलना कर सकता है, और आपूर्तिकर्ता के लिए प्रश्नों का मसौदा तैयार कर सकता है। यह आपूर्तिकर्ता की संभावित आपत्तियों का सिमुलेशन करके मान्यताओं की मज़बूती भी जाँच सकता है।

अंतिम निर्णय और विवेक मनुष्यों के पास ही रहते हैं। कोई कैटेगरी लीडर संबंधों का संदर्भ समझता है। फ़ाइनेंस नकदी सीमाओं का स्वामी होता है। लीगल जोखिम सहनशीलता का स्वामी होता है। ऑपरेशंस निरंतरता जोखिम का स्वामी होता है। AI का आउटपुट इन इनपुट्स की समीक्षा को आसान बनाए, उनका स्थान न ले।

इसीलिए सबसे अच्छा AI negotiations workflow खरीदार को प्रक्रिया में शामिल रखता है। AI विकल्पों का मसौदा बनाता है। प्रोक्योरमेंट रणनीति को अनुमोदित करता है।

एक सरल परिपक्वता मॉडल

स्तर 1 है दृश्यता। टीम खर्च, अनुबंध, आपूर्तिकर्ताओं और प्रदर्शन को देख सकती है।

स्तर 2 है विश्लेषण। टीम रुझानों की व्याख्या कर सकती है, आपूर्तिकर्ताओं की तुलना कर सकती है, और अपवादों की पहचान कर सकती है।

स्तर 3 है अनुशंसा। टीम विश्लेषण को विकल्पों और संभावित परिणामों में बदल सकती है।

स्तर 4 है निर्णय इंटेलिजेंस। टीम विकल्पों को साक्ष्य, जोखिम, अनुमोदनों और वार्ता की भाषा से जोड़ सकती है।

स्तर 5 है संस्थागत सीख। टीम परिणामों को दर्ज करती है और अगला निर्णय बेहतर बनाने के लिए उनका उपयोग करती है।

अधिकांश प्रोक्योरमेंट संगठनों ने स्तर 1 और 2 में भारी निवेश किया है। अवसर यह है कि आपूर्तिकर्ता वार्ताओं के आसपास स्तर 3 से 5 का निर्माण किया जाए।

आगे क्या करें

एक बार-बार आने वाला वार्ता निर्णय चुनें, जैसे आपूर्तिकर्ता मूल्य वृद्धि या SaaS नवीनीकरण। आवश्यक साक्ष्य, अनुमोदन नियम और आउटपुट प्रारूप परिभाषित करें। फिर जाँचें कि क्या AI ऐसा निर्णय ब्रीफ़ तैयार कर सकता है जिस पर कोई वास्तविक अनुमोदक भरोसा करे।

परिदृश्य परत के लिए, negotiation scenario modeling पढ़ें। उत्पाद वर्कफ़्लो के लिए, Negotiations.AI features की समीक्षा करें।