Scenario: viaggi aerei con i MESO

Risposta rapida

Una negoziazione MESO utilizza offerte simultanee multiple equivalenti invece di una singola proposta. Negli approvvigionamenti di viaggi aerei, questo è importante perché le compagnie aeree attribuiscono valore in modo diverso a elementi diversi: alcune negozieranno più duramente sulle tariffe di viaggio aziendali, mentre altre terranno di più alla negoziazione degli impegni di volume, al reporting della quota di mercato o alle clausole di deroga e flessibilità. Un acquirente preparato può presentare tre pacchetti con un valore complessivo simile per l’azienda e capire che cosa la compagnia aerea considera davvero prioritario.

Per gli approvvigionamenti di viaggi aerei, i MESO funzionano meglio quando si costruiscono le offerte attorno a leve reali: copertura delle rotte, termini di sconto sulle tariffe, obiettivi di quota, flessibilità per i viaggiatori, frequenza del reporting e protezioni di uscita. Il risultato è di solito una negoziazione del contratto con la compagnia aerea migliore rispetto al semplice chiedere “più sconto”.

Il contesto: una negoziazione realistica nel trasporto aereo

Una società globale di software si sta preparando alla negoziazione annuale del proprio contratto con una compagnia aerea per Nord America ed Europa. Il suo programma di viaggi gestiti ha speso 4,8 milioni di dollari lo scorso anno con un vettore principale e i partner affiliati.

Il travel manager e il responsabile procurement stanno cercando di migliorare il valore senza impegnarsi eccessivamente. Il loro profilo di viaggio è il seguente:

• Spesa aerea annuale nell’ambito considerato: 4,8 milioni di dollari
• Segmenti annuali stimati: 9.600
• Mix: 55% domestico USA, 30% transatlantico, 15% intra-Europa tramite partner dell’alleanza
• Mix di cabine: 72% economy, 20% premium economy, 8% business
• Principali coppie di città: New York–Londra, San Francisco–Francoforte, Chicago–Parigi, Boston–Dublino
• Anticipo medio di acquisto: 18 giorni
• Tasso di modifica: 22% dei biglietti
• Tasso di cancellazione/no-show dei biglietti: 6%

La compagnia aerea incumbent ha offerto un rinnovo lineare:

• Sconto del 5% sulle tariffe pubblicate di economy flessibile e premium economy
• Sconto dell’8% sulle tariffe business sulle rotte internazionali nominate
• Rebate retroattivo del 2% se la quota annuale raggiunge il 55%
• Solo deroghe standard
• Reporting trimestrale della quota di mercato
• Recesso con preavviso di 30 giorni per mera convenienza solo se l’azienda non raggiunge la quota per due trimestri consecutivi

A prima vista, sembra accettabile. Ma il team acquirente sa che il vero punto critico non è solo il prezzo. Sono i costi di modifica, l’interruzione per i viaggiatori e il rischio di non raggiungere gli obiettivi di quota quando la domanda sulle rotte cambia.

È qui che entra in gioco la negoziazione MESO.

Perché i MESO si adattano agli approvvigionamenti di viaggi aerei

In molte categorie, il prezzo è la variabile principale. Nella negoziazione dei viaggi aerei, il valore è più stratificato.

Una compagnia aerea può essere disposta a concedere:

• Migliori termini di sconto sulle tariffe per determinate classi di prenotazione
• Soglie più morbide nella negoziazione degli impegni di volume
• Clausole di deroga e flessibilità più forti
• Migliore gestione di correzioni del nome, cambi in giornata o crediti da biglietti inutilizzati
• Regole diverse per il reporting della quota di mercato
• Condizioni di uscita più pratiche se gli orari o la copertura del network peggiorano

Queste leve non hanno tutte lo stesso costo per la compagnia aerea. Un vettore può opporsi a uno sconto nominale più alto ma accettare deroghe migliori. Un altro può proteggere l’integrità degli sconti ma allentare la misurazione della quota sulle rotte contese. Le offerte simultanee multiple equivalenti aiutano a far emergere queste preferenze.

L’obiettivo dell’acquirente prima di formulare le offerte

L’azienda definisce il successo in modo più commerciale rispetto a “la percentuale tariffaria più bassa”. Vuole:

1. Ridurre il costo totale del viaggio sulle rotte principali
2. Meno attrito per i viaggiatori quando gli incontri vengono spostati
3. Impegni di quota realistici legati alla reale forza del network prenotabile
4. SLA e KPI chiari per la gestione dell’account e il reporting
5. Un’uscita pulita se i livelli di servizio o la copertura delle rotte diminuiscono

Il procurement modella tre offerte con un valore approssimativamente equivalente per l’azienda su 12 mesi.

Le tre MESO

L’acquirente presenta tutte e tre le offerte contemporaneamente e dice: “Questi sono tre pacchetti che possiamo firmare questo mese. Per noi sono commercialmente comparabili, ma strutturati in modo diverso.”

Offerta A: pacchetto orientato allo sconto

Ideale se la compagnia aerea vuole una quota impegnata più elevata.

• Impegno di quota: 60% della spesa ammissibile nell’ambito considerato
• Sconti:
  • 7% sull’economy flessibile sulle rotte domestiche
  • 6% sulla premium economy sulle rotte transatlantiche
  • 10% sulle tariffe business sulle rotte internazionali nominate
• Rebate: 1% a fine anno se la quota supera il 62%
• Reporting: reporting mensile della quota di mercato per gruppo di rotte
• Deroghe: solo standard
• Durata: 24 mesi
• Uscita: recesso con preavviso di 60 giorni se la compagnia aerea rimuove 2 delle prime 10 coppie di città dalle finestre orarie preferite per più di 90 giorni

Offerta B: pacchetto orientato alla flessibilità

Ideale se la compagnia aerea valorizza la stabilità della quota ma può negoziare sul servizio.

• Impegno di quota: 54%
• Sconti:
  • 5% sull’economy flessibile
  • 5% sulla premium economy
  • 8% sulla business sulle rotte nominate
• Clausole di deroga e flessibilità:
  • una correzione gratuita del nome per biglietto
  • esenzione dalla fee di cambio in giornata sulle tariffe corporate idonee
  • supporto sulla validità dei biglietti inutilizzati e tracciamento mensile dei crediti
  • esenzione dalla fee di modifica per 15 viaggiatori strategici
• Reporting: reporting mensile dei biglietti inutilizzati e della quota di mercato
• SLA/KPI:
  • tempo di risposta di 2 giorni lavorativi sui problemi di supporto contrattuale
  • business review trimestrale con revisione dei risparmi a livello di rotta
• Durata: 18 mesi
• Uscita: recesso con preavviso di 45 giorni per persistente mancato rispetto dei livelli di servizio rispetto ai KPI concordati

Offerta C: pacchetto con rischio bilanciato

Ideale se la compagnia aerea vuole un impegno operativo più pulito con prezzi meno aggressivi.

• Impegno di quota: 56%
• Sconti:
  • 6% sull’economy flessibile
  • 4% sulla premium economy
  • 9% sulle tariffe business sulle rotte nominate
• Rebate: 2% sulla spesa incrementale oltre 5,2 milioni di dollari
• Esclusione dall’ambito: esclude le rotte in cui la compagnia aerea non ha un’opzione pratica nonstop o con un solo scalo entro le finestre previste dalla travel policy
• Reporting della quota di mercato: bimestrale, utilizzando definizioni O&D concordate
• Termini di rischio/uscita:
  • obiettivo di quota adeguato se cambi di orario riducono la disponibilità di posti di oltre il 15% sulle rotte principali
  • periodo di rimedio di 90 giorni prima di qualsiasi misura per mancato raggiungimento della quota
• Durata: 12 mesi con opzione di rinnovo

Cosa è successo durante l’incontro

La compagnia aerea non ha scelto il pacchetto con la quota più alta. Questo è stato il primo segnale utile.

Invece, il vettore ha reagito con forza all’Offerta B e all’Offerta C.

Il suo account director ha detto, in sostanza:

• Il reporting mensile della quota di mercato a livello di rotta è accettabile se le definizioni O&D vengono ristrette
• Le esenzioni dalla fee di cambio in giornata sono fattibili per un elenco limitato di viaggiatori
• La compagnia aerea non gradisce un linguaggio di recesso ampio legato a “mancato livello di servizio” e vuole KPI oggettivi
• Può migliorare leggermente gli sconti sulla premium economy se l’acquirente accetta una definizione dell’ambito più precisa

Questa risposta dice al procurement qualcosa di importante: la compagnia aerea attribuisce più valore a una quota prevedibile e a termini amministrativamente gestibili che a un impegno nominale del 60%.

Senza i MESO, l’acquirente avrebbe potuto passare l’intero incontro a discutere se gli sconti sulla business class dovessero essere dell’8% o del 9%. Invece, la discussione si è spostata sulle vere preferenze della compagnia aerea.

L’accordo finale

Dopo due round, le parti arrivano a un pacchetto ibrido:

• Impegno di quota: 55%
• Sconti:
  • 6% economy flessibile domestica
  • 6% premium economy transatlantica
  • 9% business sulle rotte internazionali nominate
• Clausole di deroga e flessibilità:
  • esenzione dalla fee di cambio in giornata per 20 viaggiatori designati
  • una correzione del nome per biglietto
  • report mensile dei crediti da biglietti inutilizzati
• Reporting della quota di mercato:
  • mensile a livello di cluster di rotte
  • O&D contestati esclusi dai calcoli di conformità
• SLA/KPI:
  • tempo di risposta di 2 giorni lavorativi per il supporto account
  • revisione trimestrale delle performance di rotta, dei risparmi e dei risparmi mancati
• Termini di rischio/uscita:
  • obiettivo di quota ridotto di 3 punti se due importanti rotte contrattualizzate perdono la copertura oraria concordata per un intero trimestre
  • periodo di rimedio di 60 giorni prima di qualsiasi misura
• Durata: 18 mesi

Perché questo era migliore del rinnovo iniziale

Rispetto alla prima offerta della compagnia aerea, l’acquirente ha ottenuto:

• 1 punto in più di sconto sull’economy flessibile
• 1 punto in più di sconto sulla premium economy
• Migliori clausole di deroga e flessibilità
• Un reporting della quota di mercato più utile
• Un meccanismo di protezione più realistico se la copertura del network cambia

Anche se i soli termini di sconto sulle tariffe non sembrano drasticamente diversi, il valore totale del programma migliora perché i costi di modifica e il rischio di conformità sono inferiori.

Cosa dovrebbero copiare i team procurement da questo scenario

Costruite i MESO attorno alle leve del trasporto aereo, non a concessioni generiche

Per la negoziazione di contratti con compagnie aeree, i vostri pacchetti dovrebbero di solito variare su:

• Sconto per cabina e gruppo di rotte
• Soglie di quota o di negoziazione degli impegni di volume
• Ambito delle rotte nominate ed esclusioni
• Clausole di deroga e flessibilità
• Frequenza del reporting e definizioni delle metriche
• Impegni SLA/KPI del vettore
• Protezioni di uscita, rimedio e cambiamento del network

Mantenete le offerte davvero equivalenti per voi

Se un pacchetto è chiaramente il vostro preferito, la compagnia aerea lo percepirà. La disciplina nella negoziazione MESO consiste nel rendere ogni opzione accettabile dal vostro lato prima di presentarla.

Usate la realtà delle rotte, non la spesa aggregata, per difendere l’ambito

Gli approvvigionamenti di viaggi aerei si rompono quando gli acquirenti impegnano quota su rotte in cui la compagnia aerea non è competitiva dal punto di vista operativo. Le esclusioni per copertura debole, finestre orarie sfavorevoli o opzioni di alleanza mancanti sono spesso più preziose di un ulteriore punto di sconto.

Mini template: foglio di lavoro MESO per la negoziazione dei viaggi aerei

Usate questa checklist prima dell’incontro con il fornitore.

1) Definite la baseline del vostro programma attuale

• Spesa annuale totale nell’ambito considerato
• Prime 10 coppie di città
• Mix di cabine
• Tassi di modifica e cancellazione
• Quota attuale per cluster di rotte
• Risparmi mancati dovuti a inventario non disponibile o scarsa aderenza degli orari

2) Definite i vostri driver di valore

Classificateli da 1 a 5:

• Tariffe di viaggio aziendali
• Termini di sconto sulle tariffe
• Clausole di deroga e flessibilità
• Qualità del reporting della quota di mercato
• SLA/KPI del supporto account
• Protezioni di rischio/uscita

3) Create tre offerte equivalenti

Per ogni offerta, definite:

• Obiettivo di quota
• Sconto per cabina/rotta
• Rebate o incentivo retroattivo
• Deroghe e flessibilità del biglietto
• Regole di reporting
• Esclusioni dall’ambito
• Termini di rimedio e recesso

4) Preparate la domanda per l’incontro

Chiedete: “Quale di queste strutture è operativamente più facile per voi da supportare su larga scala, e dove avreste bisogno di compromessi?”

Questa domanda spesso rivela più che chiedere una “best and final”.

Prompt AI per esercitarsi

• Agisci come account manager di una compagnia aerea e rispondi a tre pacchetti di negoziazione MESO per un programma di viaggi aziendali da 4,8 milioni di dollari. Spiega quale pacchetto preferisci e perché.
• Esamina queste tre offerte di negoziazione di contratti con compagnie aeree e individua dove l’acquirente si sta impegnando troppo sul reporting della quota di mercato o sulla negoziazione degli impegni di volume.
• Riscrivi le mie clausole di deroga e flessibilità in modo che siano specifiche, misurabili e commercialmente realistiche per un accordo sulle tariffe di viaggio aziendali.
• Metti sotto stress le mie ipotesi di impegno di quota usando copertura delle rotte, mix di cabine e comportamento di modifica dei viaggiatori.

Ulteriori letture

• Il problema globale delle tariffe nel corporate travel: perché gli sconti svaniscono oltre confine - Skift
• Parte 4. NEGOZIARE DIVENTA PIÙ DIFFICILE PER I CONTRATTI CORPORATE - Business Travel News
• Trasporto aereo per tutti: centinaia di nuovi accordi sui servizi aerei accelerano i progressi verso la Vision 2050 dell’ICAO - International Civil Aviation Organization
• Volo in overbooking? Cosa puoi fare se una compagnia aerea ti lascia a terra. (Pubblicato nel 2025) - The New York Times

FAQ

Che cos’è una negoziazione MESO negli approvvigionamenti di viaggi aerei?

È un approccio negoziale in cui l’acquirente presenta offerte simultanee multiple equivalenti invece di una sola proposta. Nei viaggi aerei, queste offerte variano tipicamente per struttura degli sconti, impegno di quota, termini di flessibilità, reporting e protezioni dal rischio.

Quando dovrei usare offerte simultanee multiple equivalenti con una compagnia aerea?

Usatele quando contano contemporaneamente più variabili: tariffe di viaggio aziendali, termini di deroga, ambito delle rotte e obiettivi di quota. Sono particolarmente utili quando la compagnia aerea dice di avere “margini limitati sul prezzo” ma può ancora avere flessibilità altrove.

Cosa rende valido un MESO nella negoziazione di un contratto con una compagnia aerea?

Un buon pacchetto riflette il comportamento reale di viaggio. Dovrebbe essere costruito attorno alla domanda a livello di rotta, al mix di cabine, alla frequenza delle modifiche, a un reporting realistico della quota di mercato e a un linguaggio pratico su uscita o rimedio in caso di cambiamenti del servizio.

Vale davvero la pena scambiare clausole di deroga e flessibilità con punti di sconto?

Spesso sì. Se i vostri viaggiatori cambiano spesso i piani, l’esenzione dalle fee di modifica, il tracciamento dei crediti dei biglietti e il supporto per la correzione del nome possono generare più valore reale di un piccolo sconto tariffario aggiuntivo.

Quante offerte dovrei presentare?

Tre di solito sono sufficienti. Creano contrasto senza sopraffare il fornitore e vi danno una lettura più chiara di ciò che la compagnia aerea valorizza di più.

Disclaimer: Questo articolo ha solo finalità informative generali e non costituisce consulenza legale, finanziaria o in materia di travel policy.