Seyahat Yönetimi (TMC) için Paketleme ve Kapsam Kontrol Listesi

Seyahat programları çoğu zaman gerçekte olduklarından daha ucuz görünür; çünkü TMC fiyatlandırması işlem ücretleri, online rezervasyon aracı fiyatlandırması, mesai dışı destek, kurulum, raporlama, VIP hizmetleri ve tedarikçi teşvikleri arasında bölünmüştür. Bu da, yalnızca manşet ücret indirimlerine dayanmak yerine, paketleme ve kapsam müzakeresini bir seyahat yönetimi sözleşmesini iyileştirmenin en pratik yollarından biri haline getirir.

Kısa cevap

Seyahat yönetimi (TMC) satın almasında paketleme, TMC'nin birlikte verimli şekilde sunabildiği hizmetleri bir araya getirdiğinizde ve işletmenizin premium kapsama ihtiyaç duymadığı alanlarda kapsamı daralttığınızda işe yarar. Amaç “daha fazlasını” satın almak değil; rezervasyon, destek, raporlama ve yolcu hizmetlerinin doğru karışımını, ölçülebilir hizmet seviyesi KPI'ları içeren daha net bir ticari modele dönüştürmektir. Kapsamı ve paket tasarımını iyi müzakere ederseniz, TMC ücret müzakeresi de kolaylaşır; çünkü belirsiz hizmet vaatleri yerine benzer teklifleri karşılaştırıyor olursunuz.

TMC anlaşmalarında paketleme ve kapsam neden önemlidir?

Bir TMC teklifi yüzeyde basit görünebilir: birkaç işlem ücreti, bir kurulum bedeli ve belki bir online rezervasyon aracı aboneliği. Uygulamada ise maliyet ve değer ayrıntılarda yatar:

• Hangi ülkelerin, yolcu gruplarının ve kanalların kapsamda olduğu
• Neyin “offline” rezervasyon sayıldığı
• VIP, grup, denizcilik veya karmaşık uluslararası seyahatin dahil olup olmadığı
• Mesai dışı desteğin nasıl fiyatlandığı
• Hangi raporlama gereksinimlerinin standart, hangilerinin özel olduğu
• Hizmet seviyesi KPI'larının tüm yolcular için mi yoksa yalnızca seçili pazarlar için mi geçerli olduğu
• Tedarikçi iadelerinde şeffaflığın nasıl ele alındığı
• Benimseme hedefleri tutmazsa ne olacağı

Bu nedenle kapsam müzakeresi, Seyahat yönetimi (TMC) müzakeresinde çok önemlidir. Kapsam belirsizse, tedarikçi daha sonra istisnalar, hariç tutmalar ve değişiklik talepleri yoluyla marjını koruyabilir.

Gerçekçi bir TMC müzakere senaryosu

2.800 yolcusu olan küresel bir şirket, ABD, Birleşik Krallık, Almanya ve Singapur genelinde yeni bir TMC için kaynak arıyor. Yıllık hava ve otel harcaması yaklaşık 9,5 milyon dolar. Mevcut tedarikçinin teklifi şunları içeriyor:

• $24 online uçak işlem ücreti
• $42 offline uçak işlem ücreti
• $8 yalnızca otel işlem ücreti
• $65 mesai dışı destekli rezervasyon ücreti
• $45,000 yıllık online rezervasyon aracı fiyatlandırması
• $18,000 kurulum ücreti
• Üç aylık iş değerlendirmesi dahil
• Özel raporlama rapor başına $150
• VIP masası ayrı bir yıllık $60,000 ücret olarak sunuluyor

Tedarikçi ayrıca, alıcı online rezervasyon aracını, hafif toplantı desteğini ve yolcu profil yönetimini tek bir pakette birleştirirse daha düşük bir işlem ücreti öneriyor.

İlk bakışta paket cazip görünüyor. Ancak satın alma ekibi şunları tespit ediyor:

• Yalnızca 120 yolcunun VIP işlemine ihtiyacı var
• Rezervasyonların %8'inden azı gerçekten mesai dışı müdahale gerektiriyor
• İşletmenin geçici raporlar değil, aylık raporlama gereksinimlerine ihtiyacı var
• Yolcu takibi zaten başka bir sağlayıcı tarafından karşılanıyor
• Offline hacim şişirilmiş; çünkü TMC, temsilci dokunuşu gerektiren birçok değişikliği offline rezervasyon olarak sınıflandırıyor

Daha iyi bir paket müzakeresi, tedarikçinin varsayılan paketini kabul etmezdi. Bunun yerine alıcı şunları yapabilirdi:

• Temel rezervasyon, profil yönetimi ve standart aylık raporlamayı paketlemek
• Yolcu takibini kapsam dışına çıkarmak
• VIP desteğini isimlendirilmiş yolcularla sınırlamak
• Offline ücretlere hangi durumların gireceğini yeniden tanımlamak
• Daha düşük işlem ücretlerini gerçekçi online benimseme hedeflerine bağlamak

Bu, genel bir teklifi gerçek kullanımla uyumlu daha temiz bir seyahat yönetimi sözleşmesine dönüştürür.

TMC müzakereleri için paketleme ve kapsam kontrol listesi

Nihai fiyat görüşmelerinden önce bu kontrol listesini kullanın.

1. Önce talep sınırlarını tanımlayın

Fiyatı konuşmadan önce, TMC'nin tam olarak neyi destekleyeceğini netleştirin.

• Kapsamdaki ülkeleri, iş birimlerini ve yolcu gruplarını listeleyin
• Bireysel seyahati grup, toplantı, denizcilik veya yönetici seyahatinden ayırın
• Misafir seyahati, aday seyahati ve yüklenici seyahatinin dahil olup olmadığını belirleyin
• Rezervasyon kanallarını doğrulayın: online, temsilci destekli, mesai dışı, mobil, API, e-posta, telefon
• Tatil amaçlı ek hizmetlerin kapsam dışında olup olmayacağına karar verin
• Tür bazında mevcut ve beklenen yıllık işlem hacimlerini belgeleyin

İpucu: TMC ücret müzakeresinde tedarikçiler, kapsam belirsiz olduğunda çoğu zaman temkinli fiyat verir. Daha sıkı bir kapsam tanımı, geniş bir indirim talebinden daha iyi fiyatlandırma sağlayabilir.

2. Tedarikçinin “standart paketini” bileşenlerine ayırın

TMC'den paketinin her bileşenini ayrı ayrı göstermesini isteyin.

• Rezervasyon türüne göre işlem ücretleri
• Online rezervasyon aracı fiyatlandırması ve lisans mantığı
• Kurulum ve yapılandırma ücretleri
• Profil yönetim ücretleri
• Mesai dışı destek ücretleri
• Raporlama gereksinimleri ve özel gösterge paneli ücretleri
• Hesap yönetimi ve değerlendirme sıklığı
• Duty of care entegrasyonları
• Toplantı veya grup seyahati desteği
• VIP veya yönetici masası hizmetleri

Bu, kapsam müzakeresinin özüdür: parçaları göremiyorsanız, neyin paketlenmesi gerektiğine karar veremezsiniz.

3. Paketi kendi operasyon modelinize göre yeniden kurun

Tedarikçinin tasarladığı paketi kabul etmek yerine, alıcının tasarladığı bir paket oluşturun.

Pratik bir TMC paketi genellikle şunları içerir:

• Temel online ve temsilci destekli rezervasyon desteği
• Standart yolcu profil yönetimi
• Aylık operasyonel raporlama
• Üç aylık iş değerlendirmeleri
• Temel politika yapılandırması
• Standart hizmet masası kapsamı

Ayrı fiyatlandırılması veya kapsamla sınırlandırılması gereken kalemler:

• VIP masası
• Grup uçuşu ve toplantı desteği
• OBT özel geliştirme
• Birinci faz dışındaki ülke yaygınlaştırmaları
• Derin analitik projeleri
• Yolcu iletişim kampanyaları
• Kararlaştırılmış eşiklerin üzerindeki mesai dışı istisnalar

4. Ücretleri etkileyen tanımları sıkılaştırın

Küçük ifade değişiklikleri maliyeti önemli ölçüde etkileyebilir.

Şu tanımları gözden geçirin:

• Online rezervasyon: self-servis rezervasyondan sonra temsilci müdahalesi ücreti offline'a mı çeviriyor?
• Offline rezervasyon: ne karmaşık veya temsilci destekli sayılır?
• Mesai dışı: hangi saat dilimleri ve tatiller geçerlidir?
• Değişiklik ve iade işlemleri: dahil mi, ayrı mı faturalandırılır?
• No-show, void ve kullanılmamış bilet işlemleri: dahil mi, ek ücretli mi?
• Hizmet talepleri: profil değişiklikleri ve kuyruk takibi paket içinde mi?

Seyahat yönetimi (TMC) satın almasında birçok ücret anlaşmazlığı oranlardan değil, tanımlardan kaynaklanır.

5. Hizmet seviyesi KPI'larını paket kapsamıyla eşleştirin

Satın aldığınız hizmetleri dikkate almayan genel SLA'ları kabul etmeyin.

Bir TMC paketi için faydalı hizmet seviyesi KPI'ları şunları içerebilir:

• Temsilci destekli rezervasyonlar için çağrı yanıtlama süresi
• Offline talepler için e-posta yanıt süresi
• Biletleme doğruluğu
• Online rezervasyon benimseme oranı
• Yolcu profil doğruluğu
• Kullanılmamış bilet uygulama oranı
• İade işleme süresi
• Şikayet çözüm süresi
• Rapor teslim zamanlaması

Aylık raporlama kapsamdaysa, zamanında raporlama bir KPI olsun. VIP hizmeti kapsam dışına çıkarıldıysa, bunun için şirket genelinde premium SLA fiyatı ödemeyin.

6. Fiyatlandırma modelini istediğiniz davranışla uyumlu hale getirin

Fiyatlandırma modeli, politika ve kanal hedeflerinizi desteklemelidir.

Bir seyahat yönetimi sözleşmesinde yaygın yaklaşımlar:

• Kanala göre işlem başına fiyatlandırma
• Uçak, otel ve tren genelinde harmanlanmış ücret
• Sabit aylık yönetim ücreti artı daha düşük işlem ücretleri
• Yüksek online benimseme ortamları için abonelik modeli
• Hacme göre kademeli fiyatlandırma

Sorulacak sorular:

• Online benimseme artarsa adil bir indirim var mı?
• Offline ücretleri meşru karmaşık seyahat için fazla cezalandırıcı mı?
• Model, TMC'yi basit rezervasyonları online'a taşımak için ödüllendiriyor mu?
• Hesap yönetimi ve raporlama, şişirilmiş işlem ücretlerinin içine mi gömülmüş?

7. Raporlama gereksinimlerini açıkça belirtin

Raporlama çoğu zaman başlangıçta eksik kapsamlandırılır ve sonradan fazla faturalandırılır.

Şunları belirtin:

• Temel ücrete dahil standart raporlar
• Teslim sıklığı: haftalık, aylık, üç aylık
• Gerekli veri alanları
• Gösterge paneli erişim hakları
• Özel rapor fiyat listesi
• Veri dışa aktarma formatı ve sıklığı
• Geçmiş veri taşıma gereksinimleri
• Çıkışta veri saklama ve devir

Temiz bir paket müzakeresi, raporlama gereksinimlerini imza sonrası sürpriz olarak değil, en baştan içerir.

8. Tedarikçi iadelerinde şeffaflığı doğrudan ele alın

Bu, birçok TMC müzakeresinde hassas bir alandır. Teşvikler piyasa standardı olsa bile, satın alma ekibi yine de netlik istemelidir.

Şu tür soruları dahil edin:

• Hangi tedarikçi iadeleri, komisyonlar, ek primler veya teşvikler uygulanabilir?
• Hangileri TMC tarafından tutulur, hangileri müşteriyle paylaşılır?
• Otel programı teşvikleri toplu düzeyde açıklanıyor mu?
• Teşvikler kıyaslama veya ücret gözden geçirmelerinde nasıl ele alınıyor?
• Herhangi bir teşvik yapısı içerik gösterimini veya rezervasyon davranışını etkileyebilir mi?

Ekonomiyi iyileştirmek için her tedarikçi teşvikini ortadan kaldırmanız gerekmez. Ancak ekonomisi opak ve denetlenmesi zor bir sözleşmeden kaçınmalısınız.

9. Canlıya geçiş sonrası kapsam kaymasını önleyin

Değişiklikler için sözleşmesel kontroller ekleyin.

• Yeni hizmetler için yazılı değişiklik emri zorunlu olsun
• Kapsam dışı işler için fiyat listelerini önceden kararlaştırın
• Mümkün olan yerlerde paket ücretlerde yıllık artışları sınırlayın
• Kurulum varsayımlarını açıkça tanımlayın
• Ülke veya yolcu grubu ekleme yönetişimini belirleyin
• Tekrarlanan KPI kaçırmaları için hizmet kredisi mantığı ekleyin

10. İmza öncesinde çıkış ve geçiş şartlarını müzakere edin

TMC geçişleri operasyonel olarak hassastır. Çıkış şartları sonradan düşünülecek bir konu olmamalıdır.

Şunları kapsayın:

• Bildirim süresi
• Geçiş desteği süresi
• Veri çıkarımı ve profil devri
• Açık PNR ve kullanılmamış bilet desteği
• Uygun olduğu durumlarda OBT yapılandırma devri
• Ayrılma hizmetleri için ücretler
• Geçiş sırasında devam eden SLA yükümlülükleri

Uygulanabilir alıcı şablonu: TMC paket tasarım sayfası

Müzakere hazırlığınızda bu basit şablonu kullanın.

Temel pakette tutun

• Temel online rezervasyon desteği
• Standart temsilci destekli rezervasyonlar
• Aylık raporlama paketi
• Üç aylık iş değerlendirmeleri
• Yolcu profil yönetimi
• Standart kurulum

Ayrı fiyatlandırın

• Yalnızca isimlendirilmiş yolcular için VIP masası
• Grup ve toplantı seyahati desteği
• Özel analitik projeleri
• Ek ülke yaygınlaştırma dalgaları
• Kararlaştırılmış eşiklerin üzerindeki mesai dışı destek

Kapsamdan çıkarın

• Başka yerde zaten sahip olunan mükerrer yolcu takip araçları
• Tatil amaçlı rezervasyon desteği
• Yönetici olmayan gruplar için beyaz eldiven yönetici hizmeti

Kırmızı kalemle düzeltilecek tanımlar

• Offline rezervasyon tetikleyicileri
• Mesai dışı zaman aralığı
• Karmaşık güzergah tanımı
• Özel rapor tanımı
• Hizmet talebi kapsamları

Eklenecek KPI'lar

• Online benimseme hedefi
• Raporlama zamanlaması
• İade dönüş süresi
• Biletleme doğruluğu
• Hizmet yanıt süreleri

Pratik yapmak için AI komutları

AI'ı, Seyahat yönetimi (TMC) müzakere hazırlığınızı stres testine tabi tutmak için kullanın.

• “Bir TMC satış lideri gibi davran ve raporlama, profil yönetimi ve hesap yönetimini temel ücrete dahil etme talebime itiraz et.”
• “Bu TMC fiyatlandırma tablosunu incele ve kapsam belirsizliğinin imza sonrasında nerelerde ek ücret yaratabileceğini belirle.”
• “Tedarikçi offline rezervasyon tanımını daraltmayı reddederse üç geri çekilme pozisyonu taslağı hazırla.”
• “Tedarikçi iadelerinde şeffaflık istemek için suçlayıcı görünmeden kullanılacak bir müzakere metni oluştur.”

Nihai bir TMC anlaşmasında iyi görünüm nasıldır?

Güçlü bir sonuç genellikle şöyle görünür:

• Ülke, yolcu türü ve rezervasyon kanalına göre net hizmet kapsamı
• Tedarikçinin varsayılan paketi yerine alıcının tasarladığı bir paket
• Şeffaf online rezervasyon aracı fiyatlandırması
• Benimseme ve hizmet tasarımına bağlı pratik TMC ücret müzakeresi
• Dahil edilen hizmetlerle eşleşen belirli hizmet seviyesi KPI'ları
• Özel rapor sızıntısını sınırlayan tanımlı raporlama gereksinimleri
• Yönetişim ihtiyaçlarınıza uygun tedarikçi iadelerinde şeffaflık dili
• Geçiş riskini azaltan çıkış desteği

Ek okuma

• TMC Content Opacity: Should Travel Managers Live with It? - Business Travel News
• Travel Outlook 2026: Managing Expectations - Business Travel Executive
• Op Ed: John Harvey On A Next-Generation TMC Model - The Company Dime
• Buyers Plan For Small 2026 Hotel Rate Hikes, At Most - Business Travel News

SSS

Bir TMC sözleşmesinde paketleme ve kapsam müzakeresi nedir?

Hangi seyahat hizmetlerinin birlikte satın alınacağına, hangilerinin ayrı fiyatlandırılacağına ve hangilerinin hariç tutulacağına karar verme sürecidir. TMC bağlamında bu genellikle rezervasyon desteği, online rezervasyon aracı fiyatlandırması, raporlama, hesap yönetimi, mesai dışı kapsam ve uzmanlık gerektiren hizmetleri kapsar.

Seyahat yönetimi (TMC) satın almasında neyi paketlemeliyim?

Genellikle, sürekli ve düzenli kullanacağınızı bildiğiniz operasyonel hizmetleri paketleyin; örneğin temel rezervasyon desteği, profil yönetimi ve standart raporlama. VIP destek, grup seyahati ve özel analitik gibi niş veya talebi değişken hizmetleri ise, dahil etmeyi haklı çıkaracak kadar hacminiz yoksa ayrı tutun.

Sadece daha düşük ücret istemeden TMC ücret müzakeresini nasıl iyileştiririm?

Kapsamı netleştirin, ücret tanımlarını sıkılaştırın ve paketi gerçek kullanıma göre yeniden tasarlayın. Premium hizmetleri sınırlayarak, offline ücret tetikleyicilerini daraltarak ve raporlama gereksinimlerini temel pakete dahil ederek toplam maliyeti çoğu zaman düşürebilirsiniz.

Hizmet seviyesi KPI'ları bir seyahat yönetimi sözleşmesinde neden önemlidir?

Tedarikçinin pakete dahil edilen hizmetlerden sorumlu tutulmasını sağlarlar. Yanıt süreleri, raporlama, doğruluk ve benimseme ile bağlantılı KPI'lar olmadan performansı uygulamak veya hizmet kredilerini gerekçelendirmek zordur.

Tedarikçi iadelerinde şeffaflık hakkında soru sormalı mıyım?

Evet. Piyasa komisyonları veya teşvikleri kabul etse bile, alıcılar nelerin mevcut olduğunu, nasıl ele alındığını ve bunun ekonomi veya içerik erişimini etkileyip etkileyemeyeceğini anlamalıdır.

Feragatname: Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki, finansal veya profesyonel tavsiye niteliği taşımaz.