L'IA nella catena di approvvigionamento commerciale

Sintesi esecutiva

L'intelligenza artificiale si sta rapidamente integrando nei prodotti, nelle apparecchiature, nei servizi e nelle relazioni con i fornitori su cui le organizzazioni fanno affidamento quotidianamente. Questo cambia la sfida della gestione degli approvvigionamenti.

Le organizzazioni non incontrano più l'IA solo quando acquistano intenzionalmente una piattaforma di IA. L'IA può essere incorporata nel software aziendale, integrata nelle apparecchiature industriali, utilizzata dai consulenti per produrre analisi, applicata dalle società di ingegneria per sviluppare progetti, o utilizzata in qualche fase del processo di un fornitore per creare un prodotto o un servizio.

Non è necessario acquistare un prodotto di IA per ereditare il rischio legato all'IA.

Per i responsabili degli approvvigionamenti, questo crea una nuova responsabilità commerciale. Le negoziazioni complesse richiedono sempre più che le organizzazioni comprendano non solo prezzo, servizio, performance e termini contrattuali tradizionali, ma anche come l'IA possa influenzare la proprietà intellettuale, le informazioni riservate, i dati, la responsabilità, la conformità, la cybersicurezza, la responsabilità civile e la governance.

Le organizzazioni leader identificheranno le considerazioni legate all'IA in una fase più precoce, le incorporeranno nella strategia commerciale, negozieranno le protezioni appropriate e conserveranno le conoscenze acquisite per le decisioni future.

L'IA sta ampliando la superficie di rischio commerciale. La gestione degli approvvigionamenti ha bisogno di un metodo ripetibile per affrontarla.

Messaggio chiave per i responsabili degli approvvigionamenti

Non è necessario acquistare un prodotto di IA per ereditare il rischio legato all'IA. I responsabili degli approvvigionamenti hanno bisogno di una disciplina commerciale ripetibile che identifichi l'IA in anticipo, coinvolga gli stakeholder appropriati, negozi le protezioni adeguate, gestisca gli obblighi risultanti e conservi le conoscenze acquisite dall'organizzazione.

1. L'IA sta diventando parte di ciò che le organizzazioni già acquistano

Per i responsabili degli approvvigionamenti, lo sviluppo dell'IA può essere più rilevante per quanto velocemente si sta integrando nelle categorie di spesa esistenti.

• Strumenti e piattaforme — modelli fondamentali, ambienti di sviluppo, copiloti, strumenti di analisi e applicazioni AI specializzate.
• Applicazioni aziendali — software per approvvigionamenti, catena di fornitura, finanza, legale, HR, ingegneria, servizio clienti e altri software aziendali stanno sempre più incorporando funzionalità di IA.
• Apparecchiature e sistemi fisici — macchinari industriali, robotica, dispositivi medici, sistemi industriali, veicoli e altri prodotti che integrano funzionalità abilitate dall'IA.
• Servizi e lavoro in outsourcing — consulenti, società di ingegneria, studi legali, sviluppatori di software, fornitori di servizi e altri fornitori stanno sempre più utilizzando l'IA per produrre lavoro per conto dei propri clienti.

L'implicazione per la gestione degli approvvigionamenti è significativa.

L'IA sta diventando meno una categoria di acquisto discreta e più una caratteristica degli acquisti commerciali complessi.

Un team di approvvigionamento può incontrare l'IA anche quando il requisito aziendale non è mai iniziato come un “progetto di IA.” Sta toccando sempre più dati, decisioni e operazioni in tutte le relazioni con i fornitori.

2. Il rischio IA non si ferma alla tua impresa

La maggior parte delle organizzazioni si concentra naturalmente prima sulle tecnologie IA utilizzate dai propri dipendenti. Questo cattura solo una parte dell'esposizione.

Catena di approvvigionamento IA interna

Queste sono capacità IA che l'organizzazione acquista o implementa consapevolmente: software, piattaforme, applicazioni, apparecchiature e altre tecnologie abilitate all'IA. Le organizzazioni possono valutare direttamente questi acquisti e stabilire i requisiti su come la tecnologia sarà utilizzata.

Catena di approvvigionamento IA esterna

La seconda catena di approvvigionamento è meno visibile. I fornitori possono utilizzare l'IA per creare i prodotti, i servizi, le raccomandazioni, le analisi, il software, i progetti, i documenti, i componenti o altri deliverable che l'impresa acquista.

Una società di consulenza può utilizzare l'IA per sviluppare un'analisi. Un fornitore di ingegneria può usarla per creare un progetto. Uno sviluppatore di software può usare codice generato dall'IA. Un produttore può incorporare componenti o sistemi abilitati all'IA. Un fornitore di servizi professionali può usare l'IA per generare raccomandazioni.

Ogni fornitore che utilizza l'IA può potenzialmente diventare parte del profilo di rischio IA della tua organizzazione.

La domanda rilevante non è sempre semplicemente “Stiamo acquistando IA?” È: “Dove viene utilizzata l'IA nei prodotti, servizi e risultati che stiamo acquistando?”

3. Le questioni commerciali stanno cambiando

L'IA non elimina le considerazioni tradizionali degli approvvigionamenti. Prezzo, servizio, prestazioni del fornitore, termini commerciali, implementazione e valore aziendale rimangono critici. Ma gli acquisti complessi possono ora introdurre domande aggiuntive.

• Chi possiede la proprietà intellettuale creata con l'IA?
• Le informazioni aziendali possono essere utilizzate per addestrare i modelli di un fornitore?
• Quali informazioni riservate possono entrare in un sistema di IA?
• Un fornitore deve comunicare il suo utilizzo dell'IA?
• Come vengono testati e convalidati i risultati generati dall'IA?
• Chi è responsabile quando una raccomandazione o un deliverable generato dall'IA è errato?
• Cosa succede quando il modello o la tecnologia sottostante cambia?
• Quali requisiti di audit, monitoraggio, sicurezza informatica, regolamentazione o conformità si applicano?
• Come dovrebbero essere affrontate responsabilità e indennizzi?

Queste sono questioni commerciali che possono influenzare la selezione dei fornitori, la strategia di negoziazione, le protezioni contrattuali, la governance e, in ultima analisi, la decisione aziendale.

La loro importanza aumenta quando l'IA è incorporata in acquisti ad alto valore, strategicamente importanti o operativamente critici.

4. La governance deve muoversi in anticipo

Il rischio maggiore potrebbe non essere che le organizzazioni non riconoscano i requisiti legati all'IA. Potrebbe essere che li riconoscano troppo tardi.

Un responsabile aziendale individua una soluzione. Il fornitore viene valutato. Le discussioni commerciali procedono. Il prezzo viene negoziato. Si crea slancio verso un aggiudicazione. Poi Legal, Technology, Cybersecurity, Risk o un altro stakeholder scopre un requisito legato all'IA non risolto.

Il processo di approvvigionamento sembra aver causato il ritardo. Ma il problema sottostante è iniziato molto prima.

Le emergenze di procurement in fase avanzata spesso iniziano come lacune nella pianificazione in fase iniziale.

L'IA rende questo più rilevante perché le domande possono riguardare proprietà intellettuale, dati riservati, regolamentazione, cybersecurity, responsabilità e continuità aziendale.

Le organizzazioni leader, quindi, devono spostare la governance a monte. Le questioni legate all'IA dovrebbero iniziare quando il requisito aziendale viene definito e continuare durante la valutazione del fornitore, la negoziazione, la contrattualizzazione, l'implementazione e la gestione continua del fornitore.

L'obiettivo non è più governance. L'obiettivo è governance anticipata, in modo che i controlli necessari non diventino ritardi inutili in seguito.

5. Dalla consapevolezza dell'IA alla disciplina commerciale

Gestire questo ambiente richiede più che mantenere una lista di clausole sull'IA. Le organizzazioni hanno bisogno di una disciplina commerciale ripetibile.

1. Identificare. Determinare dove l'IA è presente nel prodotto proposto, servizio, processo del fornitore o deliverable.
2. Comprendere. Stabilire come l'IA sarà utilizzata e quali dati, proprietà intellettuale, sistemi, decisioni o risultati aziendali potrebbero essere influenzati.
3. Allineare. Coinvolgere Procurement, Business, Legal, Technology, Risk, Finance, Operations e altri stakeholder necessari abbastanza presto da poter influenzare la decisione.
4. Negoziare. Tradurre i requisiti in posizioni commerciali, responsabilità, protezioni e linguaggio contrattuale appropriato.
5. Governare. Conservare le decisioni, obblighi, approvazioni, ragioni e protezioni negoziate in modo che possano essere monitorate e riutilizzate.
6. Apprendere. Raccogliere ciò che ha funzionato, cosa ha creato rischio, quali posizioni del fornitore sono state accettate e come i requisiti dovrebbero evolvere per future negoziazioni.

Qui le lezioni dai documenti precedenti diventano sempre più importanti. L'IA crea più decisioni da prendere, più conoscenza da preservare, più competenze da scalare e più stakeholder da allineare.

6. Domande che ogni responsabile del procurement dovrebbe porsi

• Sappiamo dove l'IA sta entrando nella nostra organizzazione attraverso i fornitori — non solo tramite gli strumenti di IA che acquistiamo direttamente?
• I requisiti commerciali, di proprietà intellettuale, legali, tecnologici e di rischio legati all'IA sono identificati prima che le trattative con i fornitori siano sostanzialmente completate?
• I nostri acquirenti riescono a riconoscere quando un acquisto richiede una revisione aggiuntiva legata all'IA?
• Le protezioni negoziate relative all'IA e le posizioni dei fornitori vengono registrate in modo che il team successivo possa riutilizzare ciò che l'organizzazione ha appreso?
• Man mano che l'IA si integra in un numero maggiore di categorie di spesa, il nostro processo attuale può scalare senza creare ulteriori colli di bottiglia?

La sfida non è gestire una singola negoziazione sofisticata di IA.

La sfida è gestire centinaia di relazioni commerciali che contengono sempre più un elemento di IA.

7. La prospettiva Negotiations.AI

L'IA aumenta la complessità commerciale, ma la sfida negli approvvigionamenti rimane familiare: le organizzazioni hanno bisogno delle informazioni giuste, dell’esperienza, dell’input degli stakeholder e della governance quando prendono decisioni importanti.

Negotiations.AI è progettato per aiutare le organizzazioni a portare quell'intelligenza nel processo commerciale più precocemente.

Catturando la conoscenza istituzionale, guidando la preparazione, mettendo in evidenza considerazioni rilevanti e preservando le decisioni e i risultati commerciali, le organizzazioni possono creare un approccio più ripetibile alle negoziazioni complesse — comprese quelle che coinvolgono l'IA.

L'obiettivo non è creare un processo di approvvigionamento separato per ogni tecnologia emergente. L'obiettivo è costruire una capacità decisionale commerciale che possa adattarsi man mano che cambiano tecnologie, rischi, fornitori e requisiti aziendali.