Analityka negocjacji z dostawcami, która naprawdę pomaga kupującym

Analityka negocjacji z dostawcami powinna pomagać kupującym podejmować lepsze ruchy w rozmowach z dostawcami. Brzmi to oczywiście, ale wiele dashboardów kończy się na widoczności. Pokazują wydatki, liczbę dostawców, daty umów lub wskaźniki efektywności, nie mówiąc jednak menedżerowi kategorii, jak te sygnały powinny zmienić kolejne negocjacje.

Przydatna analityka odpowiada na bardziej precyzyjne pytanie: "O co ta informacja pozwala nam poprosić, co wymienić, zakwestionować lub zatwierdzić?"

To jest różnica między raportowaniem dostawców a inteligencją negocjacyjną dostawców. Raportowanie pokazuje, co się wydarzyło. Inteligencja negocjacyjna pomaga zdecydować, co zrobić dalej.

Zacznij od decyzji negocjacyjnych

Nie zaczynaj od wypisywania każdego źródła danych. Zacznij od decyzji, które kupujący musi podjąć.

W przypadku podwyżki cen przez dostawcę decyzje mogą być następujące:

• Czy odrzucamy podwyżkę, akceptujemy jej część, rozkładamy ją w czasie czy wymieniamy ją na inne warunki?
• Jakie dowody wspierają naszą kontrpropozycję?
• Jakie pytania sprawdzą opowieść dostawcy o kosztach?
• Które ustępstwa są dla nas niskokosztowe, ale wartościowe dla dostawcy?
• Jakie zatwierdzenie jest potrzebne, zanim przejdziemy od celu do wariantu awaryjnego?

W przypadku odnowienia umowy decyzje mogą być inne:

• Czy konsolidujemy, ogłaszamy nowy przetarg, przedłużamy czy renegocjujemy?
• Jak duża siła przetargowa wynika z wykorzystania, alternatyw, wyników lub wartości roadmapy?
• Jaka długość terminu poprawi naszą pozycję?
• O co możemy poprosić poza ceną?

Gdy decyzje są jasne, łatwiej ustalić priorytety analityczne.

Pięć kategorii analityki, które mają znaczenie

Pierwsza kategoria to historia handlowa. Obejmuje wydatki, wolumen, zmiany cen, rabaty, uznania, warunki umów i wcześniejsze ustępstwa. Pokazuje kupującemu, jak wartość zmieniała się w czasie.

Druga kategoria to efektywność. Obejmuje dostawy, jakość, szybkość reakcji wsparcia, naruszenia SLA, historię incydentów i problemy operacyjne. Efektywność może tworzyć siłę przetargową, ale może też tworzyć ryzyko, jeśli dostawcę trudno zastąpić.

Trzecia kategoria to dowody rynkowe. Obejmuje benchmarki, konkurencyjne oferty, modele should-cost, zmiany cen surowców, indeksy pracy i wiarygodne sygnały od stron trzecich. Dowody rynkowe pomagają kupującym podważać sposób przedstawiania sytuacji przez dostawcę.

Czwarta kategoria to kontekst relacji. Obejmuje zobowiązania kadry zarządzającej, nierozwiązane kwestie, możliwości rozszerzenia współpracy, zależność strategiczną i zachowanie dostawcy w poprzednich negocjacjach. Kontekst relacji zapobiega rekomendacji opartej wyłącznie na arkuszu kalkulacyjnym.

Piąta kategoria to ograniczenia interesariuszy. Finanse mogą dbać o moment przepływu gotówki. Dział prawny może dbać o odpowiedzialność. Operacje mogą dbać o ciągłość. Bezpieczeństwo może dbać o sposób przetwarzania danych. Te ograniczenia określają, które opcje można faktycznie zatwierdzić.

Zamień analitykę w pytania

Najlepszym sposobem wykorzystania analityki jest przekształcanie sygnałów w pytania. Pytania pomagają zachować siłę przetargową, ponieważ zmuszają dostawcę do wyjaśnienia swoich ograniczeń, zanim kupujący odda jakieś ustępstwo.

Na przykład:

• Wydatki wzrosły o 18 procent, ale wolumen jest bez zmian. "Jakie czynniki kosztowe wyjaśniają ten wzrost, skoro popyt się nie zmienił?"
• OTIF jest poniżej celu. "Jakie zobowiązania serwisowe powiążecie z nową ceną?"
• Benchmark pokazuje niższe ceny rynkowe. "Jaka różnica w zakresie, poziomie usług lub ryzyku wyjaśnia tę lukę?"
• Dostawca chce szybszej płatności. "Jaki rabat lub ochrona cenowa uzasadniałaby taki kompromis w zakresie przepływów pieniężnych?"

To właśnie tutaj AI negotiations for procurement może pomóc. AI może przekształcić analitykę w bank pytań, a następnie pogrupować pytania według ceny, ryzyka, efektywności, warunków płatności i wdrożenia.

Realistyczny przykład

Załóżmy, że dostawca prosi o 9-procentową podwyżkę cen w ramach umowy rocznej o wartości 4,8 mln dolarów. Analityka wydatków pokazuje, że wolumen wzrósł o 4 procent, ale całkowity koszt wzrósł w zeszłym roku o 13 procent z powodu pozakontraktowych opłat za przyspieszoną realizację. Dane dotyczące efektywności pokazują dwa okresy niespełnienia SLA. Dowody rynkowe sugerują, że podobni dostawcy oferują podwyżki na poziomie 3 do 5 procent.

Słaby wynik analityczny mówi: "Dostawca jest powyżej benchmarku."

Przydatny wynik negocjacyjny mówi:

• Zacznij od prośby o szczegółowe dane dotyczące czynników kosztowych.
• Odpowiedz kontrpropozycją 4 procent, jeśli dostawca usunie opłaty za przyspieszoną realizację i doda kredyty serwisowe.
• Zaproponuj 18-miesięczny okres tylko wtedy, gdy dostawca utrzyma ceny przez cały ten czas.
• Eskaluj wewnętrznie przed wymianą warunków płatności, ponieważ finanse mają ograniczenia gotówkowe.
• Przećwicz zastrzeżenie dostawcy, że moce są ograniczone.

Taki wynik to nie tylko analityka. To strategia negocjacyjna.

Co zrobić dalej

Jeśli Twoja analityka nie zmienia rozmowy z dostawcą, nie jest jeszcze gotowa. Połącz ją z planowaniem scenariuszy, materiałami do zatwierdzeń i rejestrowaniem wyników.

Zacznij od przewodnika po modelowaniu scenariuszy negocjacyjnych, a następnie przejrzyj funkcje Negotiations.AI, aby zobaczyć, jak analityka może zasilać canvas strategii, symulację i pętlę pamięci dostawcy.